KI im Rechnungswesen: Echte Vorteile, echte Datenschutzrisiken

Künstliche Intelligenz verändert bereits die tägliche Arbeit im Rechnungswesen. Sie kann Teams dabei helfen, Dokumente zusammenzufassen, Erläuterungen zu entwerfen, Informationen zu organisieren, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und Analysen zu unterstützen. Für Kanzleien, die unter dem Druck stehen, mit begrenzter Zeit mehr zu leisten, sind diese Vorteile leicht nachvollziehbar.

Schwieriger ist die Entscheidung, welche Aufgaben im Rechnungswesen für KI geeignet sind und welche Informationen davon ausgeschlossen bleiben sollten.

KI im Rechnungswesen funktioniert am besten, wenn Kanzleien Produktivität und Datenschutz als zwei Teile derselben Entscheidung betrachten. Ein Werkzeug, das Zeit spart, ist nutzlos, wenn es Finanzdaten von Mandanten preisgibt, unzuverlässige Ergebnisse erzeugt oder ein Risiko einführt, das die Kanzlei nicht erklären kann.

Wo KI Buchhaltern wirklich helfen kann

Sich wiederholende Arbeit reduzieren

Einige der eindeutigsten Chancen liegen bei Aufgaben, deren Ergebnis eine Person leicht überprüfen kann.

KI kann dabei helfen, erste Entwürfe für Routine-E-Mails zu erstellen, öffentliche Leitlinien zusammenzufassen, Notizen in strukturierte Gliederungen zu überführen, technische Konzepte in einfacherer Sprache zu erklären oder Informationen zu ordnen, bevor ein Buchhalter sie prüft.

IFAC hat KI und intelligente Automatisierung als Chancen für Fachkräfte im Rechnungs- und Finanzwesen hervorgehoben, um die Effizienz zu steigern und mehr Aufmerksamkeit auf Arbeiten zu richten, die auf menschlichem Urteilsvermögen, Interpretation und geschäftlichem Einblick beruhen.

Der wichtige Unterschied besteht darin, dass KI den Prozess unterstützt. Sie wird nicht zur letzten prüfenden Instanz.

Informationen leichter handhabbar machen

Buchhaltungsteams arbeiten oft mit Rechnungen, Verträgen, Tabellen, Berichten, Richtlinien und Transaktionsdaten. KI kann helfen, diese Informationen zu klassifizieren oder zusammenzufassen und Punkte hervorzuheben, die genauere Beachtung verdienen.

Ein Finanzteam könnte beispielsweise ein zugelassenes System nutzen, um Transaktionsbeschreibungen zu gruppieren, Änderungen zwischen zwei Dokumenten zusammenzufassen oder Fragen zu ordnen, die sich aus einer großen Menge von Datensätzen ergeben.

Solche Anwendungen können Informationen leichter zugänglich machen, doch das Ergebnis hängt nach wie vor von der Qualität und Vollständigkeit der zugrunde liegenden Daten ab. Die Ressourcen von IFAC zu Rechnungswesen und KI beschreiben KI in ähnlicher Weise als Quelle neuer Chancen sowie von Governance- und Umsetzungsrisiken für Berufsangehörige im Rechnungswesen.

Formulierung und Kommunikation verbessern

Buchhalter verbringen viel Zeit damit, technische Sachverhalte gegenüber Mandanten, Vorgesetzten und anderen Teams zu erläutern.

KI kann dabei helfen, eine grobe Erklärung in klarere Sprache zu übersetzen, eine alternative Memostruktur vorzuschlagen oder einen ersten Entwurf einer mandantengerichteten Zusammenfassung zu erstellen. Das ist am nützlichsten, wenn der Buchhalter die fachliche Antwort bereits kennt und KI einsetzt, um die Darstellung zu verbessern, statt die buchhalterische Schlussfolgerung zu bestimmen.

Das Datenschutzrisiko beginnt mit dem Prompt

Dieselben Funktionen, die generative KI nützlich machen, machen es auch leicht, zu viele Informationen preiszugeben.

Ein Prompt kann den Namen eines Mandanten, Umsätze, Gehaltsdaten, Bankverbindungen, Steuerinformationen, Kundendaten, Mitarbeiterdaten oder vertrauliche Geschäftspläne enthalten. Ein Datei-Upload kann noch mehr preisgeben.

Kanadische Datenschutzbehörden empfehlen, dass Organisationen, die generative KI nutzen, personenbezogene Daten auf das Notwendige beschränken und in Prompts nach Möglichkeit anonymisierte oder de-identifizierte Informationen verwenden. Wo sensible oder vertrauliche personenbezogene Daten eingegeben werden müssen, sollte dies nur bei entsprechender Berechtigung geschehen.

Für Buchhaltungsteams ergibt sich daraus eine praktische Regel: Bevor echte Mandanteninformationen eingegeben werden, sollte man sich fragen, ob die Aufgabe auch ohne sie erledigt werden kann.

Ein fiktives Beispiel, ein Platzhalter, ein geschwärztes Dokument oder ein kleinerer Auszug liefert der KI möglicherweise den gesamten benötigten Kontext.

Vertraulichkeit reicht weiter als personenbezogene Daten

Das Entfernen von Namen beseitigt nicht zwangsläufig das Risiko.

Ein Dokument kann weiterhin vertrauliche Preise, noch nicht veröffentlichte Finanzergebnisse, Übernahmepläne, Prognosen, Schwächen interner Kontrollen oder wirtschaftlich sensible Informationen enthalten.

IESBA stellt fest, dass der Grundsatz der Vertraulichkeit unabhängig von der eingesetzten Technologie gilt. Die aktuellen Leitlinien erstrecken diese Verantwortung über den gesamten Datenlebenszyklus, einschließlich Erhebung, Nutzung, Übertragung, Speicherung, Verbreitung und rechtmäßiger Vernichtung.

Eine Kanzlei im Rechnungswesen sollte daher verstehen, was geschieht, nachdem Informationen an ein KI-System übermittelt wurden. Speichert der Anbieter Prompts oder Dateien? Können Informationen zur Verbesserung eines Modells verwendet werden? Welche Dritten verarbeiten sie? Wie werden sie gelöscht? Welche Kontrollmöglichkeiten hat die Kanzlei über den Zugriff?

KI-Ergebnisse können mit voller Überzeugung falsch sein

Datenschutz ist nur eine Seite des Risikos.

Generative KI kann eine Antwort liefern, die professionell klingt, dabei aber eine Einschränkung übersieht, auf schwachen Annahmen beruht oder etwas Falsches behauptet. Im Rechnungswesen können bereits kleine Fehler ins Gewicht fallen.

Die Technologieleitlinien von IESBA besagen, dass Berufsangehörige im Rechnungswesen, die Technologieergebnisse nutzen, deren Eignung für den Zweck, Grenzen und Annahmen, Datenqualität, mögliche Verzerrungen sowie das angemessene Maß an Verlass berücksichtigen sollten. Sie warnen zudem vor Automatisierungsvoreingenommenheit, bei der Menschen technologisch erzeugten Ergebnissen zu viel Gewicht beimessen.

Dies ist besonders wichtig bei technischen buchhalterischen Fragen, Berechnungen, Auslegungen oder Arbeiten, die sich auf die Finanzberichterstattung auswirken könnten.

Nutzen Sie maßgebliche Quellen, um wichtige Aussagen zu bestätigen. Rechnen Sie wesentliche Zahlen nach. Prüfen Sie generierte Erklärungen gegen die tatsächlichen Fakten. Wenn der Buchhalter die Antwort nicht verifizieren kann, sollte das KI-Ergebnis nicht zur Schlussfolgerung werden.

Der sicherste KI-Einsatz ist gezielt, nicht uneingeschränkt

Kanzleien brauchen keine einzige Regel, die besagt, dass KI entweder erlaubt oder verboten ist.

Ein besserer Ansatz besteht darin, bestimmte Werkzeuge für bestimmte Zwecke zuzulassen.

Ein System könnte für öffentliche Recherche und das Verfassen mit nicht vertraulichen Informationen zugelassen werden. Ein anderes könnte für vertrauliche Finanzdokumente innerhalb einer verwalteten Umgebung zugelassen werden, nachdem Anbieter-, Datenschutz-, Sicherheits- und Vertragsprüfungen erfolgt sind.

Das Generative AI Profile von NIST empfiehlt, die Governance generativer KI mit bestehenden Prozessen für Datenschutz, Informationssicherheit, Recht, Compliance und Risikomanagement zu verknüpfen. Es behandelt auch Risiken im Zusammenhang mit der Offenlegung sensibler Daten und mit Drittsystemen.

Für jeden bedeutsamen Anwendungsfall im Rechnungswesen sollten Kanzleien das Werkzeug, die betroffenen Daten, den zulässigen Zweck, die erforderliche menschliche Prüfung und die verantwortliche Person kennen.

Nutzen Sie eine kurze Prüfung vor dem KI-Einsatz

Bevor Sie KI für Arbeiten im Rechnungswesen einsetzen, fragen Sie:

1. Ist dieses Werkzeug für Kanzlei- oder Mandantenarbeit zugelassen?
2. Enthält der Prompt oder die Datei personenbezogene, finanzielle oder vertrauliche Informationen?
3. Können unnötige Informationen entfernt oder ersetzt werden?
4. Ist das System für die verbleibenden Informationen zugelassen?
5. Kann das Ergebnis unabhängig überprüft werden, bevor man sich darauf verlässt?

Wenn diese Fragen klare Antworten haben, kann KI ein nützlicher Teil eines Buchhaltungsworkflows sein.

Die eigentliche Chance von KI im Rechnungswesen liegt nicht einfach in schnellerer Arbeit. Sie liegt darin, Technologie für die Teile einzusetzen, die sie gut bewältigt, und dabei Vertraulichkeit, professionelles Urteilsvermögen und Verantwortung beim Buchhalter zu belassen.

Dieses Gleichgewicht ermöglicht es Kanzleien, an Produktivität zu gewinnen, ohne sensible Finanzinformationen als den Preis der Bequemlichkeit zu behandeln.

Auf diesem Grundsatz baut Sanitized AI auf: Sobald ein Prompt ein KI-Werkzeug erreicht, kann er nicht mehr zurückgeholt werden, deshalb muss die Kontrolle vor der Übermittlung greifen, nicht danach. Für die Arbeit im Rechnungswesen bedeutet das, dass Mandantennamen, Umsatzzahlen, Gehaltsdaten und vertrauliche Finanzdokumente erfasst und geschwärzt werden, bevor der Prompt jemals die Hände des Buchhalters verlässt, sodass die Kanzlei die Produktivität gewinnt, ohne sensible Informationen als Preis der Bequemlichkeit zu behandeln.

Nehmen Sie sich in diesem Quartal einen gängigen Workflow vor, in dem Ihr Team bereits KI einsetzt, etwa das Verfassen von Mandantenzusammenfassungen oder das Ordnen von Transaktionsdaten, und schreiben Sie die Fünf-Fragen-Prüfung dafür ausdrücklich auf: welches Werkzeug, welche Daten, welcher Zweck, welche Prüfung und wer verantwortlich ist. Wenn Sie die dritte Frage nicht beantworten können, ist das der Workflow, den Sie zuerst beheben sollten. Um zu sehen, wie die Schwärzung vor der Übermittlung in diese Antwort passt, fordern Sie eine Demo an.