L'IA en comptabilité : de réels avantages, de réels risques pour la vie privée

L'intelligence artificielle transforme déjà le travail comptable quotidien. Elle peut aider les équipes à résumer des documents, à rédiger des explications, à organiser l'information, à automatiser des tâches répétitives et à soutenir l'analyse. Pour les cabinets qui doivent en faire plus avec un temps limité, ces avantages sont faciles à comprendre.

La partie plus difficile consiste à déterminer quelles tâches comptables se prêtent à l'IA et quelles informations devraient en être exclues.

L'IA en comptabilité donne les meilleurs résultats lorsque les cabinets traitent la productivité et la protection de la vie privée comme les deux facettes d'une même décision. Un outil qui fait gagner du temps n'a aucune utilité s'il expose les données financières d'un client, produit un travail peu fiable ou introduit un risque que le cabinet ne peut pas expliquer.

Là où l'IA peut vraiment aider les comptables

Réduire le travail répétitif

Certaines des occasions les plus évidentes concernent des tâches dont une personne peut facilement vérifier le résultat.

L'IA peut aider à produire des premières versions de courriels courants, à résumer des directives publiques, à transformer des notes en plans structurés, à expliquer des concepts techniques dans un langage plus simple ou à organiser l'information avant qu'un comptable ne l'examine.

L'IFAC a mis en évidence l'IA et l'automatisation intelligente comme des occasions pour les professionnels de la comptabilité et des finances d'accroître leur efficacité et de consacrer plus d'attention au travail qui repose sur le jugement humain, l'interprétation et la vision d'affaires.

La distinction importante est que l'IA soutient le processus. Elle ne devient pas le vérificateur final.

Rendre l'information plus facile à exploiter

Les équipes comptables travaillent souvent à partir de factures, de contrats, de feuilles de calcul, de rapports, de politiques et de relevés de transactions. L'IA peut aider à classer ou à résumer cette information et à faire ressortir les éléments qui méritent une attention plus poussée.

Par exemple, une équipe des finances pourrait utiliser un système approuvé pour regrouper des descriptions de transactions, résumer les différences entre deux documents ou organiser les questions soulevées par un vaste ensemble de dossiers.

Ces usages peuvent faciliter la navigation dans l'information, mais le résultat dépend toujours de la qualité et de l'exhaustivité des données sous-jacentes. Les ressources de l'IFAC sur la comptabilité et l'IA décrivent de la même façon l'IA comme une source de nouvelles occasions, mais aussi de risques de gouvernance et de mise en oeuvre pour les comptables professionnels.

Améliorer la rédaction et la communication

Les comptables consacrent beaucoup de temps à expliquer des enjeux techniques à leurs clients, à leurs gestionnaires et à d'autres équipes.

L'IA peut aider à transformer une explication approximative en un langage plus clair, à proposer une autre structure de note ou à produire une première version d'un résumé destiné au client. C'est particulièrement utile lorsque le comptable connaît déjà la réponse technique et se sert de l'IA pour améliorer la présentation plutôt que pour déterminer la conclusion comptable.

Le risque pour la vie privée commence dès la requête

Les mêmes fonctions qui rendent l'IA générative utile facilitent aussi le partage de trop d'information.

Une requête peut contenir le nom d'un client, ses revenus, des données de paie, des renseignements bancaires, des renseignements fiscaux, des données sur la clientèle, des dossiers d'employés ou des plans d'affaires confidentiels. Le téléversement d'un fichier peut en exposer encore davantage.

Les autorités canadiennes de protection de la vie privée recommandent aux organisations qui utilisent l'IA générative de limiter les renseignements personnels au strict nécessaire et d'utiliser des renseignements anonymisés ou dépersonnalisés dans les requêtes lorsque c'est possible. Lorsque des renseignements personnels sensibles ou confidentiels doivent être saisis, cela ne devrait se faire que si c'est autorisé.

Pour les équipes comptables, cela crée une règle pratique : avant de soumettre de vrais renseignements sur un client, il faut se demander si la tâche peut être accomplie sans eux.

Un exemple fictif, un espace réservé, un document caviardé ou un extrait plus court peut fournir tout le contexte dont l'IA a besoin.

La confidentialité va au-delà des renseignements personnels

Retirer les noms n'élimine pas nécessairement le risque.

Un document peut toujours contenir des prix confidentiels, des résultats financiers non publiés, des plans d'acquisition, des prévisions, des faiblesses du contrôle interne ou des informations commercialement sensibles.

L'IESBA affirme que le principe fondamental de confidentialité s'applique quelle que soit la technologie utilisée. Ses directives actuelles étendent cette responsabilité à l'ensemble du cycle de vie des données, y compris la collecte, l'utilisation, le transfert, le stockage, la diffusion et la destruction licite.

Un cabinet comptable devrait donc comprendre ce qui se passe après qu'une information est soumise à un système d'IA. Le fournisseur conserve-t-il les requêtes ou les fichiers? Les informations peuvent-elles servir à améliorer un modèle? Quels tiers les traitent? Comment sont-elles supprimées? Quels contrôles le cabinet exerce-t-il sur l'accès?

Les résultats de l'IA peuvent être erronés avec assurance

La vie privée n'est qu'une facette du risque.

L'IA générative peut produire une réponse qui semble professionnelle tout en omettant une nuance, en s'appuyant sur des hypothèses fragiles ou en énonçant une inexactitude. En comptabilité, de petites erreurs peuvent avoir de l'importance.

Les directives de l'IESBA sur la technologie indiquent que les comptables professionnels qui utilisent des résultats technologiques devraient tenir compte de l'adéquation à l'usage prévu, des limites et des hypothèses, de la qualité des données, des biais potentiels et du niveau de confiance approprié. Elles mettent aussi en garde contre le biais d'automatisation, qui pousse les gens à accorder trop de poids aux résultats générés par la technologie.

C'est particulièrement important pour les questions comptables techniques, les calculs, les interprétations ou le travail susceptible d'influer sur l'information financière.

Utilisez des sources faisant autorité pour confirmer les affirmations importantes. Recalculez les chiffres importants. Comparez les explications générées aux faits réels. Si le comptable ne peut pas vérifier la réponse, le résultat de l'IA ne devrait pas devenir la conclusion.

L'usage le plus sûr de l'IA est précis, non illimité

Les cabinets n'ont pas besoin d'une règle unique déclarant que l'IA est soit permise, soit interdite.

Une meilleure approche consiste à approuver des outils précis pour des usages précis.

Un système pourrait être approuvé pour la recherche publique et la rédaction avec des informations non confidentielles. Un autre pourrait être approuvé pour des documents financiers confidentiels dans un environnement géré, après un examen du fournisseur, de la protection de la vie privée, de la sécurité et des aspects contractuels.

Le Generative AI Profile du NIST recommande d'arrimer la gouvernance de l'IA générative aux processus existants de protection de la vie privée, de sécurité de l'information, de conformité juridique et de gestion des risques. Il aborde aussi les risques liés à l'exposition de données sensibles et aux systèmes tiers.

Pour chaque cas d'utilisation comptable important, les cabinets devraient connaître l'outil, les données en cause, la finalité permise, la vérification humaine requise et la personne responsable.

Faites une vérification rapide avant d'utiliser l'IA

Avant d'utiliser l'IA pour du travail comptable, demandez-vous :

1. Cet outil est-il approuvé pour le travail du cabinet ou du client?
2. La requête ou le fichier contient-il des renseignements personnels, financiers ou confidentiels?
3. Les informations superflues peuvent-elles être retirées ou remplacées?
4. Le système est-il approuvé pour les informations qui subsistent?
5. Le résultat peut-il être vérifié de façon indépendante avant qu'on s'y fie?

Si ces questions ont des réponses claires, l'IA peut constituer un élément utile d'un flux de travail comptable.

La véritable occasion offerte par l'IA en comptabilité n'est pas simplement de travailler plus vite. C'est d'utiliser la technologie pour les parties qu'elle gère bien tout en conservant la confidentialité, le jugement professionnel et la responsabilité entre les mains du comptable.

Cet équilibre permet aux cabinets de gagner en productivité sans traiter les informations financières sensibles comme le prix à payer pour la commodité.

C'est le principe sur lequel Sanitized AI est bâti : une fois qu'une requête atteint un outil d'IA, on ne peut plus la rappeler; le contrôle doit donc agir avant la soumission, et non après. Pour le travail comptable, cela signifie que les noms de clients, les chiffres de revenus, les détails de paie et les documents financiers confidentiels sont repérés et caviardés avant même que la requête ne quitte les mains du comptable, de sorte que le cabinet gagne en productivité sans traiter les informations sensibles comme le prix de la commodité.

Ce trimestre, prenez un flux de travail courant où votre équipe utilise déjà l'IA, comme la rédaction de résumés destinés aux clients ou l'organisation de relevés de transactions, et écrivez explicitement la vérification à cinq questions qui s'y applique : quel outil, quelles données, quelle finalité, quelle vérification et qui est responsable. Si vous ne pouvez pas répondre à la troisième question, c'est ce flux de travail qu'il faut corriger en premier. Pour voir comment le caviardage avant la soumission s'inscrit dans cette réponse, demandez une démonstration.