La situation
Mardi après-midi. Un avocat mentionne, presque en passant, qu'il a collé la semaine dernière un projet de convention d'achat d'actions et l'annexe de divulgation du client dans ChatGPT pour resserrer la clause d'indemnisation. L'annexe énumère des employés par leur nom, avec leur salaire. L'avocat a utilisé un compte personnel sur un portable du cabinet. Personne d'autre n'était au courant.
La question de la supervision est traitée dans ce qu'un associé assume quand un stagiaire colle un dossier client dans une IA. Ce guide porte sur la question urgente : ce que fait le cabinet dans les 48 prochaines heures.
Heures 0 à 4 : contenir et conserver
- Arrêter toute nouvelle soumission. Demandez à l'avocat de ne pas poursuivre la conversation et de ne rien téléverser d'autre dans ce compte.
- Conserver les faits avant toute suppression. Consignez la conversation en montrant la date, le compte et exactement ce qui a été collé ou téléversé.
- Établir le type de compte. Un compte personnel est régi par les paramètres propres à la personne. OpenAI indique que, par défaut, elle n'utilise pas le contenu des espaces de travail ChatGPT Business ou Enterprise pour entraîner ses modèles (contrôles des données d'OpenAI).
- Vérifier le paramètre d'entraînement. Sur un compte personnel, notez si l'option « Improve the model for everyone » (libellé de l'interface anglaise) était activée. OpenAI décrit sa désactivation comme s'appliquant aux nouvelles conversations : désactivez-la maintenant et consignez l'état du paramètre au moment de l'incident.
- Supprimer ensuite, une fois la trace conservée. OpenAI indique qu'une conversation supprimée disparaît immédiatement de l'affichage du compte et que sa suppression définitive est prévue dans un délai de 30 jours, sauf si elle a déjà été dépersonnalisée ou si OpenAI doit la conserver plus longtemps pour des raisons de sécurité ou des obligations légales (centre d'aide OpenAI). La suppression limite l'exposition future. Elle n'annule pas la divulgation.
Heures 4 à 24 : évaluer
Consignez ce qui a été soumis (documents, renseignements personnels, avis protégés par le secret professionnel, conditions commerciales), le client et le dossier visés, les personnes dont les renseignements étaient inclus, et le moment. Cet inventaire oriente toutes les décisions qui suivent.
Heures 24 à 48 : décider et aviser
Décidez, avec les bons conseillers, du signalement en matière de renseignements personnels, de la conversation avec le client et de l'avis à l'assureur décrits ci-dessous. Documentez chaque décision et ses motifs.
Ce que disent réellement les règles
Loi fédérale (LPRPDE). La LPRPDE définit une atteinte aux mesures de sécurité comme incluant la communication non autorisée de renseignements personnels découlant d'une défaillance des mesures de sécurité de l'organisation. En vertu de l'article 10.1, une organisation doit déclarer l'atteinte au commissaire à la protection de la vie privée, et aviser les personnes touchées, s'il est raisonnable de croire qu'elle présente un risque réel de préjudice grave. Les facteurs comprennent la sensibilité des renseignements et la probabilité d'une utilisation malveillante. L'article 10.3 exige la tenue d'un registre de toutes les atteintes, déclarées ou non, et le règlement fixe leur conservation à 24 mois. Voir notre aperçu de la LPRPDE pour le contexte.
Québec. Pour les cabinets assujettis à la loi québécoise sur le secteur privé, les articles 3.5 à 3.8 s'appliquent à un « incident de confidentialité », qui comprend la communication d'un renseignement personnel non autorisée par la loi. Le cabinet doit prendre des mesures raisonnables pour diminuer les risques de préjudice. Si l'incident présente un risque de préjudice sérieux, il doit aviser avec diligence la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées. L'évaluation tient compte de la sensibilité, des conséquences appréhendées et de la probabilité d'une utilisation à des fins préjudiciables, en consultant la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Chaque incident est inscrit au registre du cabinet.
Informer le client (Ontario). La règle 7.8-1 du Barreau de l'Ontario s'applique lorsqu'un avocat découvre une erreur ou une omission qui est ou peut être préjudiciable au client et qui ne peut être facilement corrigée. L'avocat doit informer promptement le client, lui recommander d'obtenir un avis juridique indépendant et l'aviser qu'il pourrait ne plus être en mesure d'agir pour lui. Le devoir d'honnêteté et de franchise de la règle 3.2-2 va dans le même sens. Savoir si une divulgation précise à un outil d'IA franchit le seuil de la règle 7.8-1 relève du jugement. Exercez-le avec un conseiller en pratique, pas seul. Le Code type de la Fédération des ordres professionnels de juristes du Canada contient la même règle ; les avocats du Québec devraient confirmer les obligations équivalentes auprès du Barreau du Québec.
L'assureur. La règle 7.8-2 de l'Ontario exige d'aviser promptement l'assureur de toute circonstance susceptible de donner lieu à une réclamation, et son commentaire précise que la police l'exige aussi par contrat. LAWPRO demande aux avocats de signaler immédiatement les erreurs réelles ou possibles et déconseille de tenter de réparer seul une réclamation potentielle. Si le cabinet détient aussi une police cyber distincte, vérifiez sa clause d'avis.
Colombie-Britannique. Les lignes directrices du Law Society of BC sur l'IA générative renvoient à la règle 10-4 des Law Society Rules, qui oblige un avocat à aviser immédiatement et par écrit l'Executive Director s'il a des raisons de croire qu'il a perdu la garde ou le contrôle de dossiers liés à sa pratique.
Pourquoi les politiques et les interdictions ne suffisent pas
La plupart des cabinets qui vivent ce scénario avaient déjà une politique. L'avocat connaissait la règle et a porté un jugement sous la pression d'une échéance, sur un compte que le cabinet ne voyait pas. C'est le schéma habituel : l'incident ne fait surface que parce que quelqu'un le mentionne, des jours plus tard.
Sans trace, le cabinet s'en remet à la mémoire pour répondre à ce que demanderont l'organisme de réglementation, le client et l'assureur : qu'est-ce qui a été envoyé exactement, quand, et est-ce déjà arrivé ? Une politique dit aux gens quoi ne pas faire. Elle n'informe pas le cabinet quand cela se produit, et elle n'empêche pas la soumission.
À quoi ressemble un contrôle pratique
- Mettre le protocole par écrit dès maintenant. Désignez un responsable des incidents, énumérez les étapes ci-dessus et regroupez les coordonnées de votre conseiller en pratique, de votre assureur et de votre responsable de la protection des renseignements personnels.
- Rendre l'autodéclaration sûre. Un avocat qui signale l'incident dans l'heure vous laisse des options. Celui qui le cache pendant un mois, non.
- Offrir un outil approuvé assorti de conditions d'entreprise, configuré et documenté, pour que l'option rapide soit aussi l'option approuvée.
- Former sur le risque précis : noms et identifiants de clients, renseignements personnels, conditions de transactions, et pourquoi une requête soumise ne peut pas être rappelée.
- Tenir un registre des incidents liés à l'IA avec vos registres d'atteintes à la vie privée.
- Préparer un modèle de communication au client pour que la conversation, si elle est nécessaire, soit prompte et mesurée.
Sanitized Ai est une extension de navigateur qui intervient au point où cet incident commence. Lorsqu'une personne s'apprête à soumettre des noms de clients, des renseignements personnels ou des conditions de transaction à un assistant d'IA, l'extension caviarde ou bloque le contenu sensible avant la soumission et explique en langage clair ce qui a été signalé et pourquoi. L'incident décrit dans ce guide peut ainsi devenir un quasi-incident, et une leçon apprise sur le moment.
Les administrateurs disposent d'un tableau de bord des métadonnées des événements signalés (quel outil, quel type de données, quelle politique, à quel moment) sans jamais voir le contenu des requêtes. Ce registre peut aider à démontrer que le cabinet a pris des mesures de protection raisonnables, ce qui est utile lorsqu'un client ou un assureur pose la question. Voyez comment l'outil s'applique aux cabinets d'avocats.