Risiken generativer KI für Steuerteams und wie Sie sie verringern

Generative KI kann Steuerteams Zeit sparen, etwa bei der Recherchevorbereitung, bei Dokumentzusammenfassungen, beim Formulieren und in der Mandantenkommunikation. Dieselben Werkzeuge können aber auch Risiken schaffen, die leicht zu übersehen sind, weil die Interaktion so einfach aussieht: einen Prompt eingeben, eine Datei hochladen, eine Antwort erhalten.

Die Steuerarbeit macht diese Risiken gravierender. Ein einziges Dokument kann den Namen eines Steuerpflichtigen, seine Sozialversicherungsnummer, Einkünfte, Bankdaten, unterhaltsberechtigte Personen, Geschäftsunterlagen und vertrauliche steuerliche Positionen enthalten. Ein brauchbares Risikoprogramm muss deshalb beide Seiten des Arbeitsablaufs betrachten: welche Informationen in das KI-System gelangen und wie viel Vertrauen dem entgegengebracht wird, was zurückkommt.

1. Steuerpflichtigendaten können durch gewöhnliche Prompts offengelegt werden

Das unmittelbarste Risiko ist die unnötige Offenlegung von Informationen über Steuerpflichtige.

Eine Fachkraft, die um Hilfe beim Umformulieren eines Schreibens bittet, fügt möglicherweise das gesamte Originaldokument ein, obwohl die KI nur wenige Sätze benötigt. Eine Tabelle, die für eine einzelne Berechnung hochgeladen wird, kann Namen, Kontonummern, Gehaltsdaten oder nicht zugehörige Arbeitsblätter enthalten.

Kanadische Datenschutzbehörden empfehlen, anonymisierte, synthetische oder de-identifizierte Informationen anstelle personenbezogener Daten zu verwenden, wenn echte Daten nicht erforderlich sind. Sie halten außerdem fest, dass sensible oder vertrauliche personenbezogene Daten nur dann in Prompts generativer KI eingegeben werden sollten, wenn dies autorisiert ist.

Verringern Sie dieses Risiko, indem Sie mit den mindestens erforderlichen Informationen beginnen. Entfernen Sie direkte Identifikatoren, verwenden Sie Platzhalter, erstellen Sie eingeschränkte Kopien von Dateien und halten Sie hochsensible Steuerpflichtigendaten in Umgebungen, die dafür ausdrücklich freigegeben wurden.

2. KI-Antworten können zuverlässiger klingen, als sie sind

Generative KI kann überzeugend formulierte Erklärungen liefern, selbst wenn die zugrunde liegende Antwort unvollständig, veraltet oder falsch ist.

Das ist im Steuerbereich besonders riskant, da Schlussfolgerungen von der aktuellen Gesetzgebung, Verwaltungsleitlinien, Rechtsprechung, Wahlrechten, Schwellenwerten, Fristen und Fakten abhängen können, die für den Steuerpflichtigen einzigartig sind.

Die Canada Revenue Agency weist die Nutzer ihres eigenen Chatbots mit generativer KI darauf hin, dass Antworten möglicherweise nicht vollständig korrekt sind oder den konkreten Bedürfnissen des Nutzers nicht entsprechen und weder das professionelle Urteil noch andere Quellen ersetzen sollten.

Behandeln Sie KI als Hilfsmittel für Recherche und Entwurf. Prüfen Sie wesentliche steuerliche Aussagen anhand aktueller, maßgeblicher Quellen, bevor Sie sich in der Mandantenarbeit darauf stützen.

3. Automatisierungsverzerrung kann das professionelle Urteil schwächen

Ein verwandtes Risiko ist die Automatisierungsverzerrung: Menschen messen einer Antwort zusätzliches Gewicht bei, weil ein System sie selbstsicher geliefert hat.

IESBA benennt die Automatisierungsverzerrung ausdrücklich als Gefahr für das professionelle Urteil. Die aktuellen Technologieleitlinien besagen, dass Berufsangehörige der Rechnungslegung beurteilen müssen, ob Technologieergebnisse für den Zweck geeignet sind, relevante Grenzen und Annahmen verstehen, Datenqualität und mögliche Verzerrungen berücksichtigen und das angemessene Maß an Verlass bestimmen müssen.

Steuerteams können dieses Risiko verringern, indem sie festlegen, welche Ergebnisse eine unabhängige Prüfung erfordern. Je höher die finanziellen, rechtlichen oder mandantenbezogenen Auswirkungen, desto stärker sollte die Verifizierung sein.

4. Vollständige Steuerakten können weit mehr offenlegen, als die Aufgabe erfordert

Datei-Uploads schaffen eine andere Gefährdung als kurze Prompts.

Eine persönliche Steuererklärung, eine Körperschaftsteuererklärung, ein Notice of Assessment, ein Gehaltsbericht oder ein Arbeitspapier kann Informationen enthalten, die mit der gestellten Frage nichts zu tun haben. Tabellen können außerdem versteckte Registerkarten, Kommentare oder historische Datensätze enthalten.

Erstellen Sie vor dem Hochladen einer Datei nach Möglichkeit eine eigens angelegte Kopie. Entfernen Sie nicht benötigte Seiten, Spalten, Kommentare, Identifikatoren und vertrauliche Fakten. Prüfen Sie die bereinigte Version, bevor sie die kontrollierte Umgebung der Kanzlei verlässt.

5. KI-Dienste von Drittanbietern können verborgene Datenpfade schaffen

Das Produkt, das die Steuerfachkraft nutzt, kann im Hintergrund auf andere Organisationen angewiesen sein.

Ein Anbieter kann externe Modellanbieter, Cloud-Infrastruktur, Analysedienste oder Unterauftragsverarbeiter einsetzen. Das Generative AI Profile des NIST soll Organisationen dabei helfen, Risiken zu erkennen, die für generative KI spezifisch sind oder durch sie verstärkt werden, und sie über den gesamten KI-Lebenszyklus hinweg zu steuern.

Bevor Sie ein Werkzeug für Steuerpflichtigendaten freigeben, fragen Sie, wo Prompts und Dateien verarbeitet werden, wie lange sie aufbewahrt werden, ob Kundeninhalte für das Modelltraining oder andere Zwecke verwendet werden, welche Unterauftragsverarbeiter beteiligt sind und wie die Löschung funktioniert.

Die Freigabe sollte für einen definierten Anwendungsfall gelten und nicht einfach für den Namen eines Anbieters.

6. Schatten-KI kann die Kontrollen der Kanzlei umgehen

Steuerfachkräfte nutzen möglicherweise einen privaten Chatbot, eine Browser-Erweiterung, einen Meeting-Assistenten oder eine neue KI-Funktion in bestehender Software, ohne den üblichen Prüfprozess der Kanzlei zu durchlaufen.

Das schafft ein Transparenzproblem. Die Kanzlei weiß unter Umständen nicht, welcher Anbieter Steuerpflichtigendaten erhalten hat, welche Aufbewahrungsbedingungen gelten oder ob die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter ein verwaltetes Konto genutzt hat.

Verringern Sie Schatten-KI, indem Sie Mitarbeitenden praktikable freigegebene Optionen und einen einfachen Prozess zur Beantragung neuer Werkzeuge bieten. Monitoring kann helfen, nicht freigegebene Dienste zu erkennen, sollte aber verhältnismäßig sein und nicht mehr sensible Prompt-Inhalte erfassen als nötig.

7. KI-Produkte können sich nach der Freigabe ändern

Ein KI-Werkzeug, das bei der ersten Prüfung akzeptabel war, kann später Gedächtnis, neue Modelle, Agenten, Dateispeicher oder Integrationen hinzufügen.

Solche Änderungen können beeinflussen, auf welche Daten das System zugreifen kann und wie es sich verhält. NIST behandelt das KI-Risikomanagement als fortlaufende Tätigkeit über den Lebenszyklus und nicht als einmalige Freigabe.

Steuerkanzleien sollten Auslöser für eine Neubewertung festlegen, etwa einen neuen Modellanbieter, eine umfassendere Integration, eine neue Datenart, eine wesentliche Änderung der Datenschutzerklärung oder die Ausweitung auf Steuerarbeit mit größerer Tragweite.

Eine praktische Risikoprüfung nutzen

Bevor Sie generative KI in einen Steuerprozess einführen, fragen Sie sich:

1. Welche Informationen über Steuerpflichtige oder die Kanzlei erhält das Werkzeug?
2. Kann ein Teil dieser Informationen entfernt, geschwärzt oder ersetzt werden?
3. Ist das System für genau diese Daten und diesen Anwendungsfall freigegeben?
4. Lassen sich wichtige Ergebnisse unabhängig überprüfen?
5. Könnte eine falsche Antwort die Entscheidung eines Steuerpflichtigen oder Mandanten wesentlich beeinflussen?
6. Verstehen wir Aufbewahrung, Modelltraining, Unterauftragsverarbeiter und Löschung?
7. Welche Produkt- oder Prozessänderungen würden eine Neubewertung erfordern?

Die Risiken generativer KI im Steuerbereich sind beherrschbar, wenn Kanzleien nicht jede Nutzung als gleich sicher oder gleich gefährlich behandeln. Risikoarmes Formulieren mit öffentlichen Informationen erfordert möglicherweise nur grundlegende Kontrollen. Arbeiten mit Steuererklärungen, Identifikatoren von Steuerpflichtigen, vertraulichen Positionen oder wesentlichen professionellen Urteilen verdienen deutlich stärkere Schutzmaßnahmen.

Das praktische Ziel ist, Steuerfachkräften nützliche KI-Werkzeuge zur Verfügung zu stellen und dabei sensible Daten, Verifizierung und Verantwortlichkeit unter der Kontrolle der Kanzlei zu halten.

Mehrere der oben genannten Risiken haben ein Timing-Problem gemeinsam: Sobald ein Prompt abgeschickt ist, lässt er sich nicht mehr zurückholen. Ein in eine Entwurfsanfrage eingefügter Identifikator eines Steuerpflichtigen, eine für eine einzelne Frage hochgeladene vollständige Erklärung oder eine beiläufig erwähnte vertrauliche Position befindet sich bereits im Werkzeug, wenn jemand es sich anders überlegt. Das ist das Prinzip, auf dem Sanitized Ai aufgebaut ist: Identifikatoren von Steuerpflichtigen und andere sensible Mandanteninformationen zu erkennen und zu schwärzen, bevor der Prompt das Werkzeug erreicht, damit die Kontrolle in dem einen Moment wirkt, in dem sie noch etwas bewirken kann.

Nehmen Sie sich in diesem Quartal die oben beschriebene Risikoprüfung mit sieben Fragen vor und wenden Sie sie auf die KI-Nutzung an, auf die sich Ihr Steuerteam am meisten stützt. Halten Sie fest, welche Angaben zu Steuerpflichtigen sich entfernen lassen, ohne die Antwort zu verändern, legen Sie fest, welche Ergebnisse eine unabhängige Verifizierung benötigen, und machen Sie beides zum Standard dieser Aufgabe statt zur Ausnahme. Wenn Sie sehen möchten, wie sich Schwärzung vor dem Absenden in diesen Ablauf einfügen könnte, fordern Sie eine Demo an und gehen Sie ihn gemeinsam mit uns durch.