So schützen Sie Mandantendaten und nutzen trotzdem den Wert von KI

Kanzleien im Rechnungswesen müssen sich nicht zwischen dem Einsatz künstlicher Intelligenz und dem Schutz von Mandanteninformationen entscheiden. Der bessere Ansatz besteht darin, KI-Workflows so zu gestalten, dass das Tool nur die Informationen erhält, die es tatsächlich benötigt, und zwar in einer Umgebung, die die Kanzlei geprüft und freigegeben hat.

Das ist wichtig, weil Buchhaltungsarbeit häufig personenbezogene Daten, Finanzunterlagen, Steuerdaten, Gehaltsabrechnungen, Prognosen und wirtschaftlich sensible Details miteinander verbindet. Ein nützlicher KI-Workflow sollte unnötige Offenlegung verringern, bevor der Prompt gesendet wird.

Beginnen Sie mit der Aufgabe, nicht mit den Daten

Bevor Sie einem KI-System ein Dokument oder eine Tabelle übergeben, legen Sie fest, was damit erreicht werden soll.

Soll lediglich die Formulierung einer Abweichungserläuterung verbessert werden, benötigt die KI womöglich nur die Erläuterung und einige verallgemeinerte Zahlen. Den Firmennamen des Mandanten, seinen Kontostand, Angaben zu Beschäftigten oder vollständige Jahresabschlüsse braucht sie vermutlich nicht.

Kanadische Datenschutzbehörden empfehlen zu prüfen, ob der Einsatz generativer KI und der darin enthaltenen personenbezogenen Daten notwendig und verhältnismäßig ist. Sie empfehlen außerdem, anonymisierte, synthetische oder entpersonalisierte Informationen zu verwenden, wenn echte personenbezogene Daten nicht erforderlich sind.

Daraus ergibt sich eine einfache erste Kontrolle: die Informationen reduzieren, bevor sie die KI erreichen.

Geschwärzte, synthetische oder begrenzte Kopien verwenden

Gehen Sie nicht davon aus, dass die ursprüngliche Mandantendatei die beste Eingabe ist.

Erstellen Sie eine Arbeitskopie, die nur die Zeilen, Seiten, Spalten oder Auszüge enthält, die für die Aufgabe nötig sind. Entfernen Sie nach Möglichkeit Namen, Steuerkennungen, Bankdaten, Beschäftigtendaten und nicht zugehörige vertrauliche Inhalte.

Zum Testen oder für die Prompt-Entwicklung können synthetische Daten sicherer sein. Eine fiktive Gehaltsdatei oder ein Beispielsatz von Transaktionen kann einem Team helfen, den Workflow zu testen, bevor echte Mandanteninformationen ins Spiel kommen.

Schwärzen ist nicht dasselbe wie Anonymisieren. Kombinationen aus Daten, Transaktionsbeträgen, Orten, Berufsbezeichnungen oder anderen Details können Personen oder Mandanten weiterhin identifizieren.

Die KI-Umgebung für die betroffenen Daten freigeben

Ein KI-Tool sollte Mandanteninformationen nicht allein deshalb erhalten, weil die Kanzlei es gekauft hat.

Die Freigabe sollte auf den jeweiligen Anwendungsfall und die Datenkategorie zugeschnitten sein. Ein System, das für öffentliche Recherche freigegeben ist, ist nicht automatisch für Gehaltsdaten freigegeben. Ein Tool, das für interne Texte zugelassen ist, kann für vollständige Mandantenarbeitspapiere ungeeignet sein.

Die Kanzlei sollte verstehen, wie Prompts und Dateien aufbewahrt werden, ob Kundeninhalte für andere Zwecke genutzt werden, welche Dritten beteiligt sind, wie der Zugriff kontrolliert wird und wie das Löschen funktioniert.

Das Generative-AI-Profil des NIST ermutigt Organisationen, die Risiken generativer KI über den gesamten Lebenszyklus zu steuern und Komponenten von Drittanbietern, Datenschutz, Sicherheit und den Einsatzkontext eines Systems zu berücksichtigen.

Mandantenvertraulichkeit weiter fassen als Datenschutz

Ein Teil der sensibelsten Buchhaltungsinformationen sind keine personenbezogenen Daten.

Unveröffentlichte Finanzergebnisse, Preisstrategien, Übernahmepläne, Prognosen, Schwächen im internen Kontrollsystem und vertrauliche Besprechungen der Geschäftsleitung können dennoch einen starken Schutz erfordern.

Der IESBA stellt klar, dass der Grundsatz der Vertraulichkeit unabhängig von der eingesetzten Technologie gilt. Seine aktuellen Leitlinien zur Technologie erstrecken die Vertraulichkeit auf den gesamten Datenlebenszyklus, einschließlich Erhebung, Nutzung, Übermittlung, Speicherung, Weitergabe und rechtmäßiger Vernichtung.

Für Buchhaltungsteams bedeutet das: Ein Prompt kann unangemessen sein, selbst wenn er keine Namen oder persönlichen Kennungen enthält.

Das Prinzip der minimalen Rechte auf KI-Integrationen anwenden

Angebundene KI-Tools verdienen besondere Aufmerksamkeit.

Ein Assistent, der nur manuell eingegebenen Text sieht, hat einen begrenzten Datenpfad. Derselbe Assistent, verbunden mit E-Mail, Cloud-Speicher, einer Buchhaltungsplattform oder einem Dokumentenarchiv, kann auf weit mehr Mandanteninformationen zugreifen.

Geben Sie der KI nur Zugriff auf die Ordner, Anwendungen oder Datenquellen, die für den freigegebenen Workflow erforderlich sind. Nutzen Sie verwaltete Konten und einen klaren Prozess zum Hinzufügen und Entziehen von Zugriffen.

Wichtige Ergebnisse prüfen, bevor sie die Mandantenarbeit beeinflussen

Der Schutz von Mandantendaten ist nur ein Teil des verantwortungsvollen KI-Einsatzes. Auch die Ergebnisse brauchen Kontrollen.

Generative KI kann eine selbstsicher klingende Antwort liefern, die unvollständig, falsch oder auf einer schwachen Annahme aufgebaut ist. Der IESBA verlangt von Berufsangehörigen im Rechnungswesen, die Ergebnisse von Technologie nutzen, deren Eignung für den Zweck zu beurteilen, Grenzen und Annahmen zu verstehen, Datenqualität und mögliche Verzerrungen zu bewerten und das angemessene Maß an Verlass festzulegen.

Bei Buchhaltungsarbeiten mit größerer Tragweite sollten wichtige Fakten, Berechnungen, buchhalterische Schlussfolgerungen und Quellenangaben unabhängig überprüft werden.

KI kann einen ersten Entwurf beschleunigen oder helfen, Informationen zu ordnen. Das professionelle Urteil und die Verantwortung bleiben beim Berufsangehörigen.

Aufbewahrungsregeln für Prompts und Dateien festlegen

KI-Workflows können durch Uploads, Prompt-Verläufe, generierte Ergebnisse, Protokolle und Backups neue Kopien von Mandantendaten erzeugen.

Kanzleien sollten wissen, welche Aufzeichnungen existieren und wie lange sie bestehen bleiben. Kanadische Datenschutzbehörden empfehlen, die Aufbewahrung auf das Notwendige zu beschränken und, sofern nichts anderes vorgeschrieben ist, Prompts mit personenbezogenen Daten weder aufzubewahren noch für andere Zwecke zu nutzen.

Entscheidungen zur Aufbewahrung sollten getroffen werden, bevor ein Workflow mit hohem Risiko startet.

Beschäftigten einen sichereren Weg zum Experimentieren geben

Strenge Regeln ohne brauchbare Alternativen können Beschäftigte zu privaten Konten oder nicht freigegebenen KI-Diensten drängen.

Stellen Sie eine freigegebene Umgebung für risikoärmeres Experimentieren mit öffentlichen, synthetischen oder entpersonalisierten Informationen bereit. Erklären Sie, welche Mandantendaten erlaubt sind, wann eine zusätzliche Genehmigung nötig ist und wo Beschäftigte Fragen stellen können.

Wenn ein nützlicher Workflow echte Mandantendaten erfordert, führen Sie ihn durch eine strukturierte Prüfung, statt die Menschen zum Improvisieren zu zwingen.

Eine Sechs-Fragen-Prüfung für Mandantendaten nutzen

Fragen Sie sich, bevor Sie KI mit Buchhaltungsinformationen einsetzen:

1. Braucht die KI für diese Aufgabe echte Mandantendaten?
2. Lassen sich die Daten reduzieren, schwärzen oder durch synthetische Informationen ersetzen?
3. Ist diese KI-Umgebung für die verbleibenden Informationen freigegeben?
4. Verstehen wir Aufbewahrung, Dritte, Zugriff und Löschung?
5. Sind Integrationen auf die mindestens erforderlichen Informationen beschränkt?
6. Lassen sich wichtige Ergebnisse unabhängig überprüfen, bevor sie die Mandantenarbeit beeinflussen?

Mandantendaten zu schützen bedeutet nicht, KI aus Buchhaltungs-Workflows zu verbannen. Es bedeutet, den Workflow so zu gestalten, dass weniger Informationen offengelegt werden, strengere Kontrollen greifen, wenn sensible Daten nötig sind, und Menschen für das Ergebnis verantwortlich bleiben.

Die besten KI-Anwendungsfälle werden oft sicherer und leichter steuerbar, wenn Kanzleien sich gleich zu Beginn eine Frage stellen: Welche Mindestinformationen über den Mandanten braucht diese Aufgabe wirklich?

Alle oben genannten Kontrollen haben ein gemeinsames Zeitproblem: Ist ein Prompt einmal abgeschickt, lässt er sich nicht mehr zurückholen. Ein Mandantenname, ein Kontostand oder ein Beschäftigtendatensatz, der in eine Anfrage zur Verfeinerung einer Abweichungserläuterung eingefügt wird, ist in dem Moment fort, in dem die Person die Eingabetaste drückt. Auf diesem Prinzip beruht Sanitized Ai: Mandantenkennungen und andere sensible Buchhaltungsdetails zu erkennen und zu schwärzen, bevor der Prompt das Tool erreicht, sodass die von Ihnen beabsichtigte Mindestinformation die einzige ist, die Ihren Workflow verlässt.

Wählen Sie in diesem Quartal die eine KI-Aufgabe, auf die sich Ihre Kanzlei am stärksten stützt, etwa das Entwerfen von Abweichungskommentaren oder das Zusammenfassen von Arbeitspapieren, und prüfen Sie sie anhand der Sechs-Fragen-Prüfung für Mandantendaten, bevor eine weitere echte Mandantendatei sie berührt. Halten Sie fest, welche Kennungen sich entfernen lassen, ohne die Antwort zu verändern, und machen Sie diese reduzierte Eingabe zum Standard der Aufgabe statt zur Ausnahme. Wenn Sie sehen möchten, wie das Schwärzen vor dem Absenden statt danach funktionieren kann, fordern Sie eine Demo an und gehen Sie Ihren eigenen Workflow gemeinsam mit uns durch.